Este breve manual te hará comprender mas a fondo como esta integrado el sistema de punto de venta POS, podrás consultar reportes, realizar ventas, modificar pedidos y todo lo que el sistema de punto de venta puede ofrecer.
Ventas
Cajeros
Reportes
Análisis
Ventas
Iniciar sesión (tablero de ventas)
En primer lugar, tendrás que iniciar sesión.
La página de inicio de sesión aparecerá cada vez que visite el tablero de ventas. De forma predeterminada, el nombre de su sitio es:
Cuando visite el tablero de ventas, si no ha iniciado sesión, verá una pantalla de inicio de sesión como esta.
Una vez que haya agregado la información de inicio de sesión correcta, podrá elegir la Tienda y el Mostrador correspondiente al que desea acceder.
Esto abrirá el Registro, lo que hará que comience la sesión para poder realizar sus ventas.
Si algún otro vendedor ya ha abierto el Registro seleccionado, verá un mensaje que le preguntará si desea elegir otro Registro o Hacerse cargo. Solo se puede registrar un vendedor a la vez en el mismo Registro, así que, por favor, tenga cuidado y use la función de adquisición solo si sabe que puede congelar al otro vendedor fuera del tablero de ventas.
Una vez iniciada la sesión esta será tu pantalla de su tablero de ventas.
Cerrar sesión
Después de realizar cada venta, se deberá cerrar la sesión, esto, para que otro vendedor pueda usar el mostrador y poder ingresar con sus credenciales correspondientes. Para cerrar sesión, simplemente puede hacer clic en el botón Cerrar sesión que se encuentra en la esquina superior derecha de la pantalla.
Inicio de caja
Esta pantalla aparecerá algunas veces cuando un vendedor inicia sesión, de aparecer, solamente se pondrá la cantidad 0 (cero) y posterior mente en guardar efectivo. (la ventana no aparecerá cada inicio de sesión)
Productos
Listado de productos: buscar, agregar y escanear por código de barras
En el lado izquierdo de la pantalla verás los productos. Se muestran por categoría o por todas juntas.
Podrás ver todos los productos o filtrarlos por En descuento, o Destacados.
Simplemente haga clic en ellos para agregarlos al carrito. Si se trata de un producto variable, podrá elegir la variación correcta:
Al hacer clic en un producto más de una vez, se actualizará la cantidad del producto.
También puede buscar productos por SKU (código) o nombre en la barra de búsqueda o por código de barras.
Para escanear un producto por código de barras, solo tienes que seleccionar la pestaña Escanear producto y el puntero se colocará automáticamente en la barra de búsqueda. Simplemente escanee el artículo con su lector de código de barras y encontrará que el producto coincide con el código.
Añadir un nuevo producto sobre la marcha
Finalmente, desde esta sección, también puede agregar un producto sobre la marcha haciendo clic en la pestaña Agregar producto.
Podrá completar la siguiente información para el nuevo producto solamente llenando los siguientes 2 campos:
– Nombre del producto: incluir el código del producto antes del nombre *(campo obligatorio)
– Precio habitual: introduzca aquí el precio del producto. *(campo obligatorio)
Tenga en cuenta que los productos agregados por los vendedores solo estarán disponibles en ese pedido específico y se eliminarán inmediatamente después de que se complete el pedido.
Después de hacer clic en ‘Crear producto’, el producto se agregará automáticamente al carrito.
Calculadora
Junto a la barra de búsqueda de productos, también podrá ver una calculadora para los cálculos rápidos que podría necesitar hacer cuando realice una venta.
Carrito y pago
En el lado derecho de la pantalla verás el Carrito con todas sus opciones.
Cada vez que haga clic en un producto desde la izquierda o escanee su código de barras, verá que aparece en el carrito.
Cada vez que haga clic en el producto, se actualizará la cantidad en el carrito. Sin embargo, también puede editar más información sobre la base del producto, una vez que el producto se haya agregado al carrito.
Si coloca el producto en el carrito, y pasa el puntero sobre este, verá un icono de lápiz: haga clic en él para abrir más detalles.
Podrás editar el precio unitario. Haga clic en el precio para abrir el teclado Número y aplique un precio fijo (haga clic en el símbolo $) o un porcentaje de descuento (haga clic en el símbolo %) sobre el precio unitario.
También puede agregar una nota sobre el producto. Verá un icono en el producto cuando se cierre la caja del producto. (esta nota no se agrega al ticket de venta final, es solo para uso interno).
Botones del carrito
En la parte inferior de esta pantalla, también verá más botones.
1. Añadir nota.
Esto le permite agregar una nota sobre todo el pedido, se usara para poner direcciones de envío o alguna nota en especial. (esta nota si se agrega al ticket de ventas)
2. Añadir tarifa o descuento
Esto le permite agregar un recargo o un descuento en el total del pedido. Puede elegir un recargo o un descuento, y seleccionar si tiene que ser fijo o porcentual. Puede aprovechar las teclas preestablecidas para una selección rápida (tarifas populares).
3. Aplicar cupón
Haga clic en este botón para aplicar un código de cupón, solo si este se ha creado previamente.
4. Envío a domicilio
Haga clic aquí si el pedido es para surtir a domicilio, seleccione primero el método de envío y luego (opcional) escriba una cantidad que se agregará al total del carrito. (si es gratito dejar en cero el costo de envío)
Hay 3 opciones a elegir:
– Envío gratuito (sin costo para el cliente)
– Precio fijo (con costo para el cliente)
– Recogida local (si el cliente se compromete a pasar a sucursal por los productos)
5. Suspende y guarda el carrito
Haga clic en este botón si desea congelar el carrito por un tiempo y comenzar de nuevo con uno nuevo. Esta opción puede resultar muy útil si el cliente ha olvidado un producto. Puede agregar una nota en él, por lo que será más fácil encontrarlo de nuevo. (solamente se guardará el carrito en espera para el usuario que lo realizo)
Después de guardar el carrito, puede comenzar con un nuevo pedido.
Cuando esté listo para recuperar uno de los pedidos guardados, haga clic en el botón del icono del carrito que encuentra en la parte superior del carrito, seleccione el carrito que desea restaurar y haga clic en Cargar. Podrás proceder y completar el pedido.
6. Carrito vacío
Si desea limpiar toda la venta y empezar desde cero
7. Terminar la venta
Cuando todo esté configurado, puede hacer clic en el botón Terminar que abrirá una ventana emergente con todas las opciones de pago disponibles, se le deberá preguntar al cliente cual será su método de pago, de los cuales tendremos 3 disponibles:
– Dinero en efectivo: Si el cliente desea realizar su pago con dinero en efectivo.
– Debito / Crédito: Si el cliente desea realizar su pago con tarjeta de debito o crédito.
– Pago contra entrega: Si el cliente desea realizar el pago cuando le envíen su pedido a domicilio.
En esta ventana verás a la izquierda:
Total: es el importe total que el cliente tiene que pagar.
Total a pagar: esta es la cantidad total que el cliente realmente está pagando. Incluye importes de todos los métodos de pago seleccionados.
Balance: esto es lo que queda por pagar.
Cambio: este es el cambio que el Cajero tiene que dar al cliente.
Después se pondrá la cantidad exacta de la venta (aparecerá para selección la cantidad exacta en la sección de ofertas populares) y posteriormente se le dará click al botón de terminar.
Finalmente, se creará un pedido con el estado Pendiente de pago, seleccionara la opción de imprimir ticket y podrá imprimir las copias que se requieran. (se deberán imprimir los tickets sin márgenes, una vez puesta esta opción en la impresora se quedara guardados los cambios para las siguientes impresiones)
Cliente
Cuando realiza un pedido desde el tablero de ventas, puede procesar el pedido como Publico en general o puede asociar un usuario existente o nuevo a él. Esto puede ser útil si necesita guardar los detalles del cliente, como la información de facturación o si tiene cupones especiales solo para clientes que regresan, etc.
Veamos cómo hacerlo en la caja.
En cualquier momento, puede abrir la pestaña Cliente que se encuentra en el lado derecho de la pantalla Registrarse.
Comience a escribir el nombre de usuario o la dirección de correo electrónico del cliente para seleccionar un usuario existente. Después de seleccionar el usuario, también puede editar sus detalles existentes desde esta vista:
Alternativamente, haga clic en O agregue un nuevo botón de usuario para crear un nuevo usuario.
Se le pedirá que introduzca sus datos. Luego, guarde y complete el pedido.
Estos son los campos obligatorios para poder dar de alta al cliente, si desea se puede agregar el resto de los campos.
Nombre *(campo obligatorio)
Apellidos * (campo obligatorio)
Correo electrónico * (campo obligatorio) (si el cliente no cuenta con uno, llenar con uno genérico, los correos no deberán existir en la base de datos)
Por favor, asegúrese de completar al menos todos los campos obligatorios (nombre, apellido y correo electrónico), de lo contrario, no podrá completar el pedido.
Historial de pedidos (reimpresión de tickets)
En el Historial de pedidos podrás encontrar una lista con todos los pedidos realizados en la tienda actual a través del tablero de ventas.
Vaya al menú de la izquierda en la parte superior de la pantalla y haga clic en Historial de pedidos.
Verá una lista de todos los pedidos agrupados por día, desde los más recientes hasta los más antiguos.
También puede filtrar pedidos por Mostrador, simplemente seleccionándolo en el menú desplegable de la izquierda.
Haga clic en un día específico y luego en el pedido para ver los detalles en el lado derecho de la pantalla.
Aquí puedes ver:
Número de pedido
Forma de pago
Fecha y hora del pedido
Estado del pedido
Cliente
Productos y cantidad
Impuestos y tasas
Recibo: puede imprimir el recibo una vez más desde esta pantalla.
Cajeros
Iniciar sesión (tablero para finalizar ventas)
En primer lugar, tendrás que iniciar sesión.
La página de inicio de sesión aparecerá cada vez que visite el tablero para finalizar ventas. De forma predeterminada, el nombre de su sitio es:
Cuando visite el tablero para finalizar ventas, si no ha iniciado sesión, verá una pantalla de inicio de sesión como esta.
una vez iniciada sesión aparece el panel de control de esta manera.
Seleccionamos del panel izquierdo la opción WooCommerce y después la opción pedidos, nos aparecerá la siguiente pantalla.
En la parte superior se podrán filtrar todos los movimiento por las siguientes categorías:
– Todos: Se refiere a todos los movimientos efectuados.
– Pendientes de pago: Son los pedidos generados por los vendedores que aun no han sido pagadas por los clientes.
– Procesando: Son los pedidos generados por los vendedores que salieron a reparto para envío a domicilio al cliente.
– Completados: Son los pedidos generados por los vendedores el cual el cliente ya paso a caja y realizo su pago correspondiente.
Si se selecciona el pedido, adentro de el, se podrá ver el detalle del mismo en una pantalla similar a esta:
Cuando el pedido este en Pendiente de pago, el cajero podrá ponerlo en el status correspondiente, para agilizar el proceso de pago, se podrán usar las acciones rápidas que se encuentras al lado derecho de los pedidos, las cuales son las siguientes:
– 3 puntos: (procesando) Se usa para los pedidos que se enviaran al cliente, se contabiliza como vendido.
– 1 Palomita: (completado) Se usa cuando el cliente realiza su pago, se contabiliza como vendido.
Se procederá a poner el pedido en completado, cuando el cliente realice el pago de su pedido, cabe mencionar que al momento de que el cliente se presente a caja, se deberá presionar F5 en esta pantalla para poder refrescar los datos y encontrar el pedido del cliente en cuestión, estarán listados por orden numérico y empezara siempre por el ultimo pedido realizado.
* Todos los pedidos que se queden en Espera de pago o Procesando, deberán ser pasados a status de cancelado al final del día para no generar confusiones. Se deberá poner en notas privadas el por que del cambio de status. (ver detalles de BO para mas referencia de cambio de status y dejar comentarios internos)
BO
Si se requiere realizar el BO de un pedido completado, se requiere entrar directamente al pedido
Seleccionamos el botón de reembolso, nos dejará ingresar la cantidad deseada, una vez ingresada, le daremos click al botón de reembolsar manualmente, y nos aparecerá un cartelón en la parte superior de la pantalla preguntándonos si queremos realizar el reembolso, le damos en aceptar.
De el lado derecho podremos ingresar los datos de la persona a quien se le entregó el BO, agregando el texto deseado, se dejará seleccionada la opción de Nota privada y posteriormente se le dará click al botón de Añadir.
El panel derecho (notas de pedido), guardara todos estos movimientos y registrará cuando y quien realizo los cambios.
Reportes
* En este reporte se concentraran las ventas brutas de la tienda, así como los totales de las ventas por cajero y métodos de pago.
Iniciar sesión (tablero de reporte de ventas)
En primer lugar, tendrás que iniciar sesión.
La página de inicio de sesión aparecerá cada vez que visite el tablero de reporte de ventas. De forma predeterminada, el nombre de su sitio es:
Cuando visite el tablero de reporte de ventas, si no ha iniciado sesión, verá una pantalla de inicio de sesión como esta.
una vez iniciada sesión aparece el panel de control de esta manera.
Seleccionamos del panel izquierdo la opción Yith y lo enviara al tablero llamado Panel.
Lo que puede ver en el tablero
En la primera sección del tablero puedes ver las estadísticas de tu tienda:
– Ordenes (orders)
– Ventas netas (net sales)
– Valor medio del pedido (average order value)
– Promedio de artículos por pedido (average items order)
– Artículos (items)
– Nuevos clientes (new customers)
– Clientes recurrentes (returning customers)
– Cupones (cupons)
Filtrar por fecha
Estas estadísticas se pueden filtrar por fecha (date range) puede elegir uno de los rangos de tiempo preestablecidos (presets) o seleccionar uno personalizado (custom).
Además, puede seleccionar otro rango de tiempo para una comparación.
Filtrar por tienda y registros
También puede filtrar estas estadísticas por tienda (filter by store) y por un registro específico también (mostradores):
Comparar estadísticas
Las tendencias se mostrarán en la sección inmediatamente debajo en un gráfico. Elija el estilo que prefiera entre gráfico de líneas o gráfico de barras.
Por ejemplo, en la siguiente captura de pantalla, puede ver las ventas de la semana actual (semana seleccionada hasta la fecha) en comparación con la misma semana del año anterior (año anterior seleccionado):
Finalmente, en la última sección del tablero verás un resumen rápido de las ventas por método de pago (payment methods) y un cuadro con los cajeros principales listados (top cashiers) por la cantidad neta de ventas que han procesado a través de tu sistema de punto de venta.
Análisis
* En este reporte se concentraran las ventas brutas , netas y reembolsos de la tienda.
Iniciar sesión (tablero de análisis de ventas)
En primer lugar, tendrás que iniciar sesión.
La página de inicio de sesión aparecerá cada vez que visite el tablero para análisis de ventas. De forma predeterminada, el nombre de su sitio es:
Cuando visite el tablero para análisis de ventas, si no ha iniciado sesión, verá una pantalla de inicio de sesión como esta.
una vez iniciada sesión aparece el panel de control de esta manera.
Seleccionamos del panel izquierdo la opción Análisis y después la opción resumen.
Lo que puede ver en el tablero
En la primera sección del tablero puedes ver las estadísticas de tu tienda:
– Ventas netas (pedido completados, -BO)
– Pedidos (total de pedidos completados)
– Reembolsos (BO)
– Ventas brutas (total de ventas)
En la parte inferior se encontrar los gráficos a elección, cabe mencionar que en la parte derecha de cada informe se encuentran 3 puntos, de los cuales se podrá seleccionar y visualizar los campos que se requieran.
Filtrar por fecha
Estas estadísticas se pueden filtrar por fecha (date range) puede elegir uno de los rangos de tiempo preestablecidos (presets) o seleccionar uno personalizado (custom).
Además, puede seleccionar otro rango de tiempo para una comparación.
Reembolsos (reporte)
En la sección de pedidos, se puede generar el reporte de reembolsos (BO), para aplicar este filtro se procede de la siguiente manera:
Una vez seleccionado el rango de fechas a visualizar, del lado derecho se encuentra la sección de Mostrar, se selecciona y en el menú desplegable se selecciona filtros avanzados.
Se selecciona agregar el filtro, y de el menú desplegable seleccionamos Reembolsos, posteriormente le damos click al botón de Filtrar.
El resultado se mostrara en la parte inferior del tablero.
